Η σχέση μεταξύ του χώρου εργασίας και της παραγωγικότητας έχει γίνει αντικείμενο πολλών συζητήσεων και ερευνών. Είναι κοινά αποδεκτό ότι κάθε γραφείο αντικατοπτρίζει την προσωπικότητα του κατόχου του. Όμως, η ακαταστασία του γραφείου μπορεί να έχει σημαντικές επιπτώσεις και στην παραγωγικότητα και τις σχέσεις των συναδέλφων.
Πώς η ακαταστασία επηρεάζει τις εργασιακές σχέσεις;
Μια μελέτη, με 2.000 υπαλλήλους γραφείου στη Βρετανία, έδειξε ότι το 25% των εργαζομένων θεωρούν ότι η ακαταστασία ενός συναδέλφου βλάπτει σημαντικά και την προσωπική τους παραγωγικότητα.
Ένα ακατάστατο γραφείο δεν ενοχλεί μόνο οπτικά, αλλά υπερφορτώνει και το μυαλό. Κάθε αντικείμενο που είναι απλά πεταγμένο ή τοποθετημένο άτακτα μπορεί να αποσπάσει την προσοχή, δημιουργώντας ένα περιβάλλον που εμποδίζει τη συγκέντρωση.
Μια έρευνα του Πανεπιστημίου του Πρίνστον απέδειξε ότι το χάος στον χώρο του οπτικού μας πεδίου δημιουργεί και ψυχικό χάος, εμποδίζοντας τον εγκέφαλο να εστιάσει στις πιο σημαντικές εργασίες.
Στους κοινόχρηστους χώρους εργασίας, η ακαταστασία μπορεί να δημιουργήσει εντάσεις, καθώς ο καθένας αντιλαμβάνεται τον χώρο με διαφορετικό τρόπο. Κάτι που για κάποιον φαίνεται οργανωμένο και παραγωγικό, για άλλον μπορεί να είναι πηγή άγχους και αποδιοργάνωσης. Έρευνες του Πανεπιστημίου του Μίσιγκαν έδειξαν ότι οι εργαζόμενοι που δουλεύουν σε ακατάστατους χώρους συχνά κρίνονται πιο αρνητικά από τους συναδέλφους τους, και αυτό μπορεί να επηρεάσει τη συνεργασία και τη δυναμική της ομάδας.
Η Ιαπωνική μέθοδος 5S για έναν τακτοποιημένο χώρο εργασίας
Η μέθοδος 5S, που προέρχεται από την Ιαπωνία, παρέχει έναν αποτελεσματικό τρόπο να οργανώσουμε τον χώρο εργασίας μας και να βελτιώσουμε την παραγωγικότητά μας. Οι πέντε αρχές της είναι:
- Seiri (Ταξινόμηση): Αφαίρεση του περιττών και διατήρηση μόνο των απαραίτητων.
- Seiton (Διαρρύθμιση): Οργάνωση του χώρου με σαφήνεια, ώστε κάθε αντικείμενο να έχει τη θέση του.
- Seiso (Καθαριότητα): Δημιουργία ενός καθαρού και ευχάριστου περιβάλλοντος για καλύτερη συγκέντρωση.
- Seiketsu (Τυποποίηση): Διασφάλιση της συνεχούς τάξης και καθαριότητας στον χώρο.
- Shitsuke (Συνέπεια): Διατήρηση της οργάνωσης και του καθαρού περιβάλλοντος μέσω πειθαρχίας.
Η υιοθέτηση αυτών των αρχών μπορεί να επιφέρει καλύτερα αποτελέσματα, όχι μόνο στην ατομική μας παραγωγικότητα, αλλά και στην ομαδική συνεργασία και τις σχέσεις με τους συναδέλφους μας.
Το παράδειγμα του Στιβ Τζομπς σχετικά με την ακαταστασία
Παρά τα πλεονεκτήματα της μεθόδου 5S, η ακαταστασία μπορεί να είναι λειτουργική για κάποιους. Υπάρχουν άτομα που προτιμούν το «δημιουργικό χάος», ένα περιβάλλον που φαίνεται άτακτο αλλά ακολουθεί μια προσωπική και μεθοδική λογική. Ο Στιβ Τζομπς είναι ένα επιτυχημένο παράδειγμα από το οποίο μπορούμε να μάθουμε. Παρά τη φήμη του για την ακαταστασία στο γραφείο του, το περιβάλλον του ήταν μέρος της δημιουργικής του διαδικασίας.
Ερευνητές από το Πανεπιστήμιο του Γκρόνινγκεν αναφέρουν ότι ένα ακατάστατο περιβάλλον μπορεί να ενισχύσει τη συγκέντρωση και να βοηθήσει στη διαχείριση σημαντικών εργασιών.
Όλα είναι σχετικά…
Ο τρόπος που οργανώνουμε τον χώρο εργασίας μας αντικατοπτρίζει τον τρόπο που δουλεύουμε. Είτε προτιμάμε την απόλυτη τάξη είτε ένα δημιουργικό χάος, αυτό που πραγματικά μετράει είναι η λειτουργικότητα και η αποτελεσματικότητα που επιτυγχάνουμε μέσα σε αυτό το περιβάλλον.
