Είτε εργάζεστε στο συνηθισμένο ωράριο, είτε προσπαθείτε να συνηθίσετε τα νέα δεδομένα της τηλεργασίας μαζί με τις υπόλοιπες υποχρεώσεις της καθημερινότητας, σίγουρα θα χρειαστείτε μια αποτελεσματική μέθοδο για την καλύτερη δυνατή διαχείριση του χρόνου σας. Εξάλλου η εμμονή με την τελειότητα, η αναβλητικότητα και ο μύθος του «multitasking» είναι κίνδυνοι που μπορούν να εμποδίσουν ακόμα και τους πιο παραγωγικούς ανθρώπους. Τη λύση έρχονται να δώσουν επιχειρηματίες όπως ο Ελον Μασκ και ο Μπιλ Γκέιτς, οι οποίοι επισημαίνουν ότι όλα εξαρτώνται από τον έλεγχο του προγράμματός σας και προτείνουν το «time blocking», που περιλαμβάνει τον ενδελεχή προγραμματισμό της ημέρας τους σε διαστήματα των πέντε λεπτών. Παρ’ όλο που αυτός ο τύπος λεπτομέρειας μπορεί να αλλάξει ανάλογα με την περίπτωση, τα βασικά σημεία του ελέγχου και του προγραμματισμού του χρόνου παραμένουν ίδια. Ο ευκολότερος και πιο αποτελεσματικός τρόπος για να κάνετε τον χρόνο «σύμμαχό» σας είναι μέσω του «χρονικού αποκλεισμού».
Γιατί λειτουργεί το «time blocking»
Γνωστό και ως «monotasking» ή «time chunking», ο χρονικός αποκλεισμός αποτελεί μια πρακτική διαχείρισης του χρόνου κατά την οποία αφιερώνετε συγκεκριμένες ώρες ή λεπτά για να ολοκληρώσετε ένα συγκεκριμένο project. Για παράδειγμα, αντί να ελέγχετε το τηλέφωνό σας κάθε φορά που λαμβάνετε email ή μια ειδοποίηση από τα social media, μπορείτε να επιλέξετε συγκεκριμένες ώρες ή λεπτά μέσα στην ημέρα για να απαντήσετε σε μηνύματα ή κλήσεις. Κατ’ αυτόν τον τρόπο «μπλοκάρετε» διαστήματα μέσα στην ημέρα για να τα αφιερώσετε αποκλειστικά και αναπόσπαστα σε συγκεκριμένες υποχρεώσεις ή δραστηριότητες, χωρίζετε δηλαδή το ημερήσιο πρόγραμμα σε κομμάτια και εστιάζετε σε ένα μόνο έργο κάθε φορά. Με αυτόν τον τρόπο η λίστα με τις υποχρεώσεις καθίσταται πιο διαχειρίσιμη, ενώ διατηρείτε τον έλεγχο ορίζοντας συνειδητά τις προτεραιότητές σας. Το «time blocking» ενισχύει τη συγκέντρωσή σας, αποτρέποντας τα ενδεχόμενα αναβλητικότητας και περιττού άγχους. Ταυτόχρονα σας βοηθά να απελευθερώσετε τη δημιουργικότητά σας, ακριβώς επειδή διοχετεύετε όλη σας την ενέργεια και την προσοχή σε ένα έργο εντός συγκεκριμένου χρονικού ορίου, πράγμα που δεν μπορείτε να κάνετε με το «multitasking».
Οι επιστήμονες λένε όχι στο «multitasking»
Δεν είναι λίγοι εκείνοι που πιστεύουν ότι μπορούν να κάνουν πολλά πράγματα ταυτόχρονα και μάλιστα να τα κάνουν καλά, γνωστοί και ως υποστηρικτές του «multitasking». Ωστόσο, ερευνητές επισημαίνουν ότι περίπου μόνο το 2,5% των ατόμων είναι σε θέση να φέρει εις πέρας πολλά πράγματα ταυτόχρονα και αποτελεσματικά. Αυτό διότι στην πραγματικότητα η προσπάθειά μας να κάνουμε περισσότερα από ένα πράγμα τη φορά «σαμποτάρει» την ικανότητά μας να ολοκληρώσουμε σωστά και τα δύο ή περισσότερα έργα. Σύμφωνα μάλιστα με μελέτη από το Πανεπιστήμιο της Γιούτα, διαπιστώθηκε ότι οι άνθρωποι που προσπαθούν να κάνουν πολλά ταυτόχρονα αποσπώνται πιο εύκολα, είναι λιγότερο παραγωγικοί, κάνουν περισσότερα λάθη και έχουν ασθενέστερη μνήμη. Παρομοίως, η γρήγορη εναλλαγή μεταξύ δύο δραστηριοτήτων μπορεί επίσης να επηρεάσει το αποτέλεσμα, γι’ αυτό είναι σημαντικό να δίνουμε την πλήρη μας προσοχή σε μία μόνο. Επιπλέον, οι νευροεπιστήμονες προειδοποιούν ότι η διαίρεση της προσοχής σε πολλά έργα επηρεάζει μακροπρόθεσμα την ικανότητά μας να εκτελούμε ακόμα και απλές δραστηριότητες. Αυτό σημαίνει ότι όσο περισσότερο υιοθετούμε το «multitasking», τόσα λιγότερα επιτυγχάνουμε στο τέλος της ημέρας. Και ο λόγος είναι απλός: χάνουμε την ικανότητα εστίασης, πράγμα που σημαίνει ότι απαιτείται περισσότερος χρόνος για όλα όσα έχουμε να πραγματοποιήσουμε.
Πώς θα χρησιμοποιήσετε το «time blocking»
Στα υπέρ της εν λόγω πρακτικής συγκαταλέγεται η εύκολη εφαρμογή της στην καθημερινότητά σας, ανεξάρτητα από το πρόγραμμα ή και τον αριθμό των υποχρεώσεων, αφού μπορείτε να την προσαρμόσετε στα δικά σας δεδομένα. Μερικά πρακτικά βήματα που μπορείτε να δοκιμάσετε για να ξεκινήσετε περιλαμβάνουν:
#1 Διαμορφώστε τη λίστα σας
Ξεκινήστε κάνοντας μια λίστα με όλα τα πράγματα που πρέπει να γίνουν εντός της εβδομάδας. Καταγράψτε όλα τα projects που σχετίζονται με την εργασία σας, τις οικογενειακές υποχρεώσεις, ακόμη και τις ώρες που αφιερώνετε για την ενδυνάμωση της φυσικής σας κατάστασης. Ο στόχος είναι να συμπεριληφθούν τα πάντα, από τις τηλεφωνικές κλήσεις που κάνετε έως και τα γεύματα που θα προετοιμάσετε. Σημειώστε αστερίσκους δίπλα σε πράγματα που πρέπει να οπωσδήποτε να υλοποιηθούν, όπως οι συναντήσεις, τα meetings ή και τα ραντεβού με τον γιατρό. Μπορείτε να δημιουργήσετε τη λίστα σας την Παρασκευή το βράδυ μετά τη δουλειά ή την Κυριακή το απόγευμα, πριν ξεκινήσει η νέα εβδομάδα.
#2 Προσδιορίστε τις προτεραιότητές σας
Μόλις διαμορφώσετε τη λίστα σας, βρείτε τα έργα που αποτελούν τις κορυφαίες δραστηριότητες της εβδομάδας και βάλτε αστερίσκους. Προσπαθήστε να τις περιορίσετε σε περίπου δύο έως τρεις την ημέρα και δώστε τους τις πρώτες θέσεις στο χρονοδιάγραμμά σας. Ταυτόχρονα μην ξεχνάτε να αφήνετε χρόνο καθημερινά για να απαντάτε σε μηνύματα ή να επιστρέφετε κλήσεις.
#3 Προχωρήστε στο καθημερινό σχεδιάγραμμα
Το επόμενο βήμα είναι να σκεφτείτε πόσο χρόνο έχετε διαθέσιμο σε μια μέρα και πόσο χρόνο θέλετε να αφιερώσετε σε κάθε εργασία της λίστας σας. Ξεκινήστε δημιουργώντας χρονικά διαστήματα για πράγματα που κάνετε καθημερινά, όπως την πρωινή και τη βραδινή σας ρουτίνα, τη γυμναστική, τις μετακινήσεις σας προς και από την εργασία σας και την προετοιμασία των γευμάτων σας. Αφού ορίσετε αυτά, βρείτε συγκεκριμένες ώρες όπου θα μπορείτε να εστιάζετε μόνο στις σημαντικές – με αστερίσκο – υποχρεώσεις. Αυτό το σχεδιάγραμμα μπορεί να αλλάζει από εβδομάδα σε εβδομάδα ή και να παραμένει ίδια δομημένο. Εχετε τον έλεγχο του προγράμματός σας και μπορείτε να το προσαρμόσετε όπως σας ταιριάζει κάθε φορά.
#4 Προγραμματίστε ολόκληρη την ημέρα
Ιδανικά, μόλις ολοκληρώσετε το εβδομαδιαίο σχεδιάγραμμα, θα έχετε «αποκλείσει» κάθε μέρα της εβδομάδας. Ειδικά στην περίπτωση των σημαντικών προτεραιοτήτων σας, μην ξεχνάτε να χρησιμοποιείτε τον χρόνο προς όφελός σας. Αν δηλαδή νομίζετε ότι θα χρειαστούν τέσσερις ώρες για την υλοποίηση ενός project, δοκιμάστε να «σπάσετε» τις ώρες σε διαφορετικές ημέρες για να μη νιώσετε πιεσμένοι. Προγραμματίζοντας και παραμένοντας εντός χρονικών ορίων, όχι μόνο «ξεφεύγετε» από την αναβλητικότητα, αλλά πράγματι αφιερώνετε χρόνο και ενέργεια στο έργο σας.
#5 «Προστατέψτε» τον χρόνο σας
Μόλις ολοκληρώσετε το πρόγραμμά σας είναι σημαντικό να «προστατεύσετε» τον χρόνο που σας μένει ώστε να μην το υπερφορτώσετε. Φυσικά, απρόσμενα πράγματα μπορεί να συμβούν και για αυτό είναι σημαντικό να είστε ευέλικτοι, θα πρέπει όμως να μπορείτε και να αντισταθείτε στην επιθυμία να αναβάλετε τις προτεραιότητές σας. Μην ξεχάσετε να επικοινωνήσετε με συναδέλφους ή τα μέλη της οικογένειάς σας όταν δεν είστε διαθέσιμοι. Αντιμετωπίστε τα «μπλοκαρισμένα» χρονικά σας όρια όπως θα κάνατε με ένα σημαντικό meeting, το οποίο δεν θα διακόπτατε για να κοιτάξετε το κινητό σας.
